RECAUDACION DE FONDOS EN EL ASA

Propósito de la Recaudación de Fondos

La recaudación de fondos puede realizarla cualquier organización del colegio que haya sido aprobada por la administración del colegio y tenga un asesor autorizado por la administración del colegio. Usualmente las recaudaciones de fondos son realizadas por cada clase en forma individual, el Centro de Estudiantes (CECAM), clubes, y sociedades. Sin embargo, algunos clubes los cuales son auspiciados por el colegio pueden abrir una cuenta con el centro de estudiantes. El propósito de la recaudación de fondos es que cada organización tenga dinero para realizar sus actividades.

Manejo de los Fondos

Los fondos se mantienen en una cuenta con el Centro de Estudiantes. El Tesorero del CECAM maneja las cuenta de guaraníes y dólares, pero todos los depósitos y retiros deben hacerse en dólares. Los intereses ganados se paga de acuerdo al importe depositado en la cuenta individual. El Tesorero del Centro de Estudiantes, junto tesorero del club o de la clase, son responsables de controlar el dinero individual que mantiene cada clase. Se harán informes mensuales los que se entregaran a todos los tesoreros.

Ningún grupo puede mantener una cuenta separada, y será suspendido de poder realizar actividades si no cumplieran en depositar el dinero en un tiempo prudencial después de realizada cualquier actividad o si se descubre que están manejando dinero fuera de la supervisión del colegio.

Actividades para Recaudación de Fondos o para Utilización de Fondos

Fundamentalmente, toda recaudación de fondos debería ser en beneficio de la organización. Las actividades deberían tener en sí valor educativo, así como también beneficiar un esfuerzo educativo. Se recomienda que toda actividad para recaudar fondos tenga relación con algún departamento o clase en nuestro colegio, y que parte de los fondos sean donados para ese departamento (usualmente donando materiales necesarios, por ejemplo, después de una actividad deportiva, donar pelotas al Departamento Atlético). El dinero recaudado nunca de se utilizado por un miembro de la organización.

Todas las clases participan en actividades de recaudación de fondos debido a sus necesidades especialmente durante su último año (12° grado). Las siguientes son las actividades por las que se necesita realizar recaudación de fondos, por orden de prioridad de gastos:

• Proyecto(s) de Servicio a la Comunidad.

• Ceremonia de Graduación.

• Obsequio de la clase al colegio.

• Fiesta/Cena después de la graduación.

• Fiestas de la clase (incluyendo la discoteca después de la fiesta de Graduación.

Es responsabilidad de cada clase asegurarse de que recauden suficiente dinero para cubrir los 4 primeros puntos de esta lista. Estos puntos son obligatorios, y la carga de esos gastos debe darse a los alumnos que se gradúan como una manera de retribuir a los padres, profesores y al colegio por la educación que han recibido. Si quedara algún dinero después de estos gastos, estos pueden dedicarse a los dos últimos ítems de la lista, de acuerdo a la prioridad indicada.

Procedimiento

Cada organización involucrada en recaudación de fondos debe tener una persona designada como Tesorero, quien será responsable del manejo de los fondos. Los Tesoreros deben estar en constante comunicación con el Tesorero del Centro de Estudiantes, quien debería llevar la contabilidad de todas transacciones que se han realizado. El siguiente es el criterio que se tendrá para aprobar actividades para recaudación de fondos:

• Todas las actividades para recaudar fondos deben tener valor educativo, involucrar a la mayor cantidad de los compañeros de la clase, organización, equipo, club o colegio de manera que la mayoría pueda beneficiarse.

• El profesor a cargo de la actividad debe controlar todas las actividades. Esto significa asegurarse de que el manejo de dinero sea en forma organizada, con recibos y contratos que respalden toda transacción financiera. Esto incluye:

 El dinero siempre debe ser contado en presencia de un estudiante y un profesor, y un padre si es posible.

 El dinero debe ser depositado de ser posible al terminar un evento, con una boleta de depósito firmada por el profesor y el tesorero de la organización.

 El dinero solo podrá retirarse con la firma de aprobación del Director de Área.

 Todo el dinero utilizado por una organización del colegio, debe tener los recibos correspondientes presentados en forma anticipada o al momento del pago.

• La decisión sobre como invertir el dinero de cualquier organización será tomada por los jefes electos de la organización, de acuerdo con las prioridades antes mencionadas.

• Todo el dinero será manejado por el Tesorero del Centro de Estudiantes de la Escuela Superior quien dará informes mensuales del balance de todas las cuentas.

• Los ejecutivos del Centro de Estudiantes (Presidente, Vice Presidente, Tesorero, y Secretario), con la aprobación del director de Área, tomarán todas las decisiones concernientes a la inversión de los fondos de la organización con el fin de mantener buenas ganancias y liquidez.

• Todo dinero utilizado por alguna organización debe tener como fin, el propósito de :

 Contribuir con un servicio a la comunidad activo.

 Contribuir con una actividad educativa o relacionada directamente con el colegio.

 Contribuir al incremento de la organización que esta haciendo la recaudación de fondos.

 Contribuir el mejoramiento de ASA como una Institución Educativa.

• Los fondos no pueden utilizarse para la compra de bebidas alcohólicas. Tampoco pueden utilizarse para beneficio de cualquier persona que esté relacionada con la organización con el colegio.

• Toda actividad de recaudación de fondos debe ser aprobada oficialmente por el director de Área por lo menos 7 días útiles escolares previo a la actividad.